MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

GESTION INMOBILIARIA SM S.A.S – CON MARCA COMERCIAL  “ALUS”

MEDELÍN – COLOMBIA

2025

PREÁMBULO

La compañía GESTION INMOBILIARIA SM S.A.S. PROMOTORA PROYECTO AVENTINO S.A.S., en lo sucesivo, ALUS (marca comercial), en cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia y la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de hábeas data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento. Así mismo, garantizará en todo momento los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas físicas, razón por la cual adopta y aplica el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.  En ALUS somos conscientes de que en muchas ocasiones el incumplimiento de la ley se debe a la falta de conocimiento y de información de las normas, derechos y procedimientos existentes.  Por lo tanto, este Manual le permite conocer a cada uno de los miembros internos y externos, los derechos y obligaciones que la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias han desarrollado, garantizado y establecido en favor de los titulares de la información de carácter personal.

INTRODUCCIÓN

ALUS es una entidad privada, cuyo objeto social es el desarrollo, promoción y venta de proyectos inmobiliarios, así como la prestación de servicios de construcción para terceros. Para ello, adelanta acciones dentro del sector privado.

ALUS ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

Lo anterior ha sido resuelto con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la protección de datos personales en Colombia. ALUS es la responsable del tratamiento de datos personales y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual, que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento de la legislación correspondiente a la protección de datos personales.

Los datos tratados en calidad de encargados por ALUS, provenientes de la Cámaras de Comercio son de naturaleza pública, debido a que su tratamiento se realiza por mandato legal y en cumplimiento a una función pública reglada. Sin perjuicio de lo anterior, ALUS también trata datos personales que no son de naturaleza pública, lo anterior con el fin de llevar a cabo el desarrollo de sus funciones de carácter privado.

Por todo lo anterior, ALUS se declara responsable de la presente política y del tratamiento de protección de datos que en sus funciones desarrolle frente a las personas naturales titulares de datos de carácter personal.  teniendo como domicilio la Carrera 43 #9 sur – 195 Edificio Square Inexmoda Oficina 1035 El Poblado, Medellín, Antioquia. Correo electrónico: info@alus.com.co y teléfono: +57 314 7966196.

I.DEFINICIONES

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio, es privado para el público en general.

Dato sensible:  Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

La ley 1581 de 2012, Artículo  3°  literal c). Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2012/ley_1581_2012.html. Último acceso: agosto 29 de 2013.

Artículo. 5 Ley 1581/12. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2012/ley_1581_2012.html. Último acceso: agosto 29 de 2013.

Encargado del tratamiento: ALUS actúa como encargada del tratamiento de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: ALUS actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que ALUS realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior sólo aplicará exclusivamente para personas naturales.

Oficial de protección de datos: Es la persona al interior de ALUS, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.  La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario designado por ALUS.

II. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, se debe tener en cuenta lo siguiente.

El manejo y tratamiento de datos personales, sensibles y de menores, al interior de ALUS está enmarcado bajo los siguientes principios:

Acceso y Circulación: Los datos tratados por ALUS están destinados a cumplir con sus funciones de representación y agremiación, por lo tanto, se garantizará su acceso, de conformidad con lo establecido en la Ley. Por tanto, su circulación y acceso será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.

Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de su naturaleza. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las funciones otorgadas legalmente a ALUS. Asimismo, ALUS tratará datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de sus funciones de carácter privado, gremial y representativo.

Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Libertad: ALUS garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a la información de carácter personal.

Transparencia: ALUS garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

2.1. Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de ALUS será de medio y no de resultado.

2.2. Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y estatutos. En consecuencia, ALUS se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo de la que conozca en ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otros a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

2.3. Principio de finalidad

El Tratamiento de datos personales que ALUS realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio de Colombia.

2.4. Principio de legalidad  

El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

2.5. Principio de libertad

ALUS puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos de las Cámaras de Comercio que agremia y representa, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, ALUS obtendrá el consentimiento previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

2.6. Principio de seguridad

ALUS como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a la información de carácter personal, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 2.7. Principio de transparencia

ALUS garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de ALUS, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Este principio no será aplicable a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley.

2.8. Principio de veracidad o calidad  

ALUS garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento, serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. La veracidad y calidad de los datos personales estarán sujetas a lo informado por cada uno de los titulares de esta, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad ALUS frente a su calidad.

III. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

3.1. Tratamiento de datos públicos

ALUS advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos.  Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que regulen y complementen esta materia.

3.2. Tratamiento de datos sensibles  

ALUS solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento.  ALUS utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

• El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato esté disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del Titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, ALUS cumple con las siguientes obligaciones:

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
• No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

3.3. Clasificación de las bases de datos

ALUS ha clasificado sus bases de datos de la siguiente manera:

Bases de datos de Gestión de Talento Humano: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con ALUS, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia. En esta base de datos, se incorpora información privada, pública, datos sensibles. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, ALUS dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

Así mismo, el tratamiento de estos datos se realizará con el objeto de cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias derivadas de la relación laboral, tendientes a la realización de la nómina, información para fines de bienestar de personal, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, seguridad social y parafiscales.

Bases de datos de Contratistas, Proveedores y clientes: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales, comerciales, contables y fiscales estipuladas por ALUS, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos y privados, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales y comerciales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del titular.

Bases de datos con Información General: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen información de carácter personal que no sea pública, sensible, ni de menores. Son de carácter ocasional para el cumplimiento de finalidades específicas y directamente relacionadas con la función u objeto social de ALUS. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina ALUS.

IV. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES.

ALUS reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ALUS en su condición de responsable del Tratamiento de datos personales.
• Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a ALUS, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
• Recibir información por parte de ALUS, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este Derecho de revocatoria de la autorización no es absoluto siempre y cuando exista una obligación legal o contractual que limite este Derecho.
• Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

PARÁGRAFO: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos.

El presente Manual, en las siguientes secciones, define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos.

V. DEBERES DE ALUS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

ALUS es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el titular o por la Ley, en todo momento respeta la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.

ALUS como responsable o encargada del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o modifiquen, en particular:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
2. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
3. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
2. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
3. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos -) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO:  Estos deberes y obligaciones se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en cualquiera de las bases de datos tratada por ALUS.

5.1. Deber de Secreto y confidencialidad

ALUS garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con la compañía.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.

VI. POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

6.1. Generalidades sobre la autorización

ALUS solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, adición, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. ALUS informará al titular de los datos lo siguiente:

• El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
• El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales.
• Los derechos que le asisten como titular.
• La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o Encargado del tratamiento.

6.2. Del derecho de acceso

ALUS garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

6.3. Del derecho de consulta

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de ALUS. En consecuencia, ALUS garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de ALUS.

ALUS establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Esta obligación no aplica para las bases de datos de los registros públicos administradas en calidad de encargado por ALUS.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, ALUS garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.4. Del derecho a reclamar  

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de ALUS.

ALUS cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de recibir un reclamo que no sea competencia de ALUS, se dará traslado a quien corresponda para resolverlo en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez ALUS haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, ALUS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.5. Del derecho a la rectificación y actualización de datos

ALUS se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, ALUS tendrá en cuenta lo siguiente:

• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
• ALUS, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que ALUS considere pertinentes y seguros.
• ALUS, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de ALUS.6.6. Del derecho a la supresión de datos.El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a ALUS, la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos que tengan la obligación legal o contractual de permanecer en la Base de Datos por un término determinado. Para el resto de los datos, se tendrán en cuenta los siguientes supuestos:
  • Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
  • Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

  Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ALUS.

  El derecho de supresión no es un derecho absoluto y ALUS como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  • Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

  6.7. Del derecho a revocar la autorización  

  Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, ALUS ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.

  En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

  • Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que ALUS debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
  • Parcial:Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, ALUS deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

  El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y ALUS como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo, cuando:

  • El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

  6.8. Protección de datos en los contratos.

  En los contratos laborales, ALUS ha adoptado un formato anexo al contrato con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales ALUS tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estos formatos, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.

  En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, ALUS le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por ALUS y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.

  Por su parte, ALUS al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

  6.9. Reglas generales aplicables.

  ALUS ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:

  • ALUS garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información que tenga bajo su responsabilidad.
  • El Comité de Seguridad de la Información de ALUS, es el órgano que ejecuta y diseña la estrategia para el cumplimiento del presente Manual. ALUS adoptó todas las medidas técnicas necesarias y posibles para garantizar la protección y control de las bases de datos existentes y bajo su control.
  • En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo fundamental.
  • ALUS realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
  • Es responsabilidad de los funcionarios de ALUS reportar inmediatamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Datos Personales –  cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación.
  • La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores, contratistas, será un deber y complemento fundamental de este Manual.

VII. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

7.1. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a ALUS adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a derecho.

7.2. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad, hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

7.3. No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)

7.4. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, ALUS pone a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.

7.5. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de ALUS, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

VIII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE ALUS

El responsable del tratamiento de datos personales, quien velará por el debido cumplimiento del presente Manual y de las demás normas que regulen el buen uso de los datos personales, a través de todos sus empleados y contratistas, particularmente a través de los funcionarios. Sus datos de contacto son:

Correo institucional:

info@alus.com.co

Abogado Asesor:

legal@alus.com.co

1. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De acuerdo con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, ALUS como responsable del tratamiento de datos personales registrará las bases de datos y este Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales, en el Registro Nacional de Bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con lo previsto por el Decreto 886 de 2014 y el título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. VIGENCIA.

El presente Manual rige a partir de la fecha de su publicación.

Actualizaciones de la política: ALUS podrá modificar los términos y condiciones de la presente política como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen esta política, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará la nueva política.

1. INFORMACIÓN DE CONTACTO.

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese a ALUS:

Correo electrónico: info@alus.com.co  y teléfono: +57 314 7966196.

XII. REFERENCIA DE OTROS DOCUMENTOS.

El presente Manual de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos:

• Constitución Política de Colombia
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Ley 1273 de 2009
• Avisos de Privacidad
• Cláusulas de protección de datos.